De meldregeling waarborgt dat personen van buiten onze organisatie en de bij ons werkzame of aan onze organisatie verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen.

Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door onze organisatie.

De regeling is opgesteld conform artikel 20a van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en wordt opgenomen in het personeelshandboek en op de website van C&B More B.V.

Definities

• Melder: degene die, al dan niet in dienst van C&B More werkzaamheden verricht voor C&B More en een Misstand onder deze regeling meldt;
• C&B More: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid C&B More B.V.;
• Compliance Officer: Martijn van der Kroon;
• Directie: de directie van C&B More B.V.;
• Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot C&B More en/of haar medewerkers, in verband met:
  • een (dreigend) strafbaar feit;
  • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
  • een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
  • een (dreigende) schending van binnen C&B More geldende (gedrags-)regels.
• Vertrouwenspersoon: de externe vertrouwenspersoon van C&B More ten behoeve personeel voor het (informeel) bespreken van Misstanden, (ongewenste) omgangsvormen en andere integriteitsschendingen. De Vertrouwenspersoon wordt middels het Handboek Personeel aan het personeel kenbaar gemaakt.

1.       Procedure

1.1.    De Melder meldt een Misstand bij de Compliance Officer via e-mail. De Melder kan gelijktijdig ook een melding doen aan de gehele Directie.

1.2.    Een personeelslid van C&B More kan ervoor kiezen om voorafgaand aan de melding de (mogelijke) Misstand te bespreken met de Vertrouwenspersoon.

1.3.    De Compliance Officer legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan Melder dat de melding is ontvangen.

1.4.    De Compliance Officer waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de Melder, tenzij de Melder schriftelijk de Compliance Officer van deze verplichting ontheft.

1.5.    Direct na ontvangst zal de Compliance Officer een onderzoek naar de Misstand (laten) starten.

1.6.    Indien de Misstand de Compliance Officer betreft kan de Melder een ander lid van de Directie vragen een onderzoek naar de Misstand (laten) starten.

2.       Termijnen

2.1.    Binnen een periode van twaalf weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de Melder door de Compliance Officer schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt omtrent de Misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen.

2.2.    Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal de Compliance Officer de Melder hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven.

2.3.    In geval van artikel 2 lid 5 zal het directielid dat het onderzoek is gestart, een standpunt formuleren.

3.       Rechtsbescherming

3.1.    De Compliance Officer zorgt dat de Melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een Misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

3.2.    Indien een Melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.

4.       Werking En Publicatie

4.1.    Deze regeling treedt in werking per 1 juli 2023.

4.2.    Deze regeling zal worden opgenomen in het personeelshandboek en op de website van C&B More B.V.